• г. Мытищи
    ул. Лётная, стр. 19, оф. 459.1
  • Пн — Пт : 9:00 — 18:00
    Сб — Вс : Выходной
+7 800 505 00 67 +7 926 355 66 33
+7 800 505 00 67 +7 926 355 66 33

Внедрение и сопровождение кадрового электронного документооборота

Современный бизнес все больше осознает важность эффективного управления кадровыми процессами. Один из ключевых аспектов такого управления – это электронный документооборот, который позволяет автоматизировать и оптимизировать множество рутинных задач, связанных с кадровыми делами.

Внедрение кадрового электронного документооборота предоставляет компаниям возможность существенно упростить и ускорить процессы по управлению персоналом. От цикла найма и подбора сотрудников до увольнения и архивирования документов – все это может быть легко и надежно осуществлено с помощью специализированного программного решения.

Создаем безопасные условия труда

Обеспечиваем уверенное прохождение проверок без штрафов счет в банке, который открывают юридические лица или ИП для ведения

Что такое КЭДО

Под КЭДО (кадровым электронным документооборотом) подразумевается создание документации в цифровом виде. Электронными документами легко обмениваться, сидя в кабинете. Их можно отредактировать, подписать, согласовать и разослать даже со смартфона. Это намного упрощает работу с договорами, актами, приказами и т. д., позволяет минимизировать ошибки при ведении учётов, в отчётностях, ускорить документооборот и сократить расходы на канцелярию.

Принцип работы:

1. Кадровик в специальной программе (например, 1С, САП) или на портале «Работа России» (для малочисленных организаций) создаёт документ и отправляет его тому или иному сотруднику. При этом ему виден статус подписания документа;

2. Специалист, мгновенно получив документ, подписывает его электронной подписью и перенаправляет в кадровый отдел.

Согласно ФЗ, электронные документы имеют ту же силу, что и бумажный вариант.

Кому нужно КЭДО

Переход на КЭДО — добровольное мероприятие, но всё большее число организаций им пользуются. Особенно это актуально в следующих случаях:

  • большой архив;
  • на работу с документами уходит много времени, хотелось бы его сократить;
  • большие расходы на обслуживание принтеров, бумагу;
  • эпидемия или пандемия, когда организации вынуждены работать в режиме удалёнки;
  • нет возможности находиться долго в офисе: командировки или просто отдых – нужен доступ к документам через смартфон или ноутбук;
  • важен экологический вопрос.

Преимущества и недостатки КЭДО

Электронный документооборот существенно облегчает управление организацией:

  • все процессы в компании легко контролируются;
  • любой договор, приказ, акт и т.д. можно быстро найти в системе;
  • временные затраты значительно уменьшены – документы не обязательно распечатывать, подписываются они электронной подписью;
  • любая корректировка в документацию вносится быстро, без сложностей;
  • сокращение финансовых расходов за счёт отсутствия необходимости в содержании большого архива, значительных закупках материалов для распечаток и сканирования, пересылках по почте или курьером;
  • документы не теряются, хранятся сколько угодно, а при необходимости любой экземпляр можно быстро восстановить;
  • минимум ошибок в ведении документации;
  • усилия сотрудников не придётся тратить на рутинные задачи.

Недостатки:

  • платные системы документооборота;
  • сотрудники, которые «не дружат» с ПК могут сопротивляться выполнению таких задач;
  • небольшой риск потери информации.

Как перейти на КЭДО

Внедрение электронного кадрового документооборота – процесс поэтапный. С технической точки зрения предстоит сделать следующие шаги:

1. выбор системы с последующим заключением договора;

2. оформление для уведомлённых сотрудников подписей;

3. ознакомление всех работников с правилами электронного документооборота, обучение;

4. настройка документооборота.

С точки зрения законодательства необходимо:

Сформировать акт о КЭДО, где должно быть в обязательном порядке указано:

  • используемая система;
  • документы, которые перейдут в электронное обращение и категории сотрудников, которым предстоит взаимодействовать с КЭДО;
  • срок ввода и перехода на систему КЭДО.

Сформировать порядок внедрения КЭДО. В документе должно быть указано следующее:

  • сроки, за которые пользователи подписывают документы, расписываются в них;
  • как проходит ознакомление с системой и под чьим руководством;
  • условия, при которых документы из системы необходимо распечатать;
  • письменно уведомить сотрудников о введении КЭДО под подпись об ознакомлении.

Внедрение кадрового электронного документооборота вносит ряд изменений в организационную культуру компании. В связи с этим, важным аспектом процесса является сопровождение после внедрения. Команда специалистов гарантирует бесперебойную работу системы, обучает сотрудников работе с программным обеспечением и осуществляет консультационную поддержку.

Почему Boldyrev group

Болдырев Групп – эксперт в области внедрения и сопровождения кадрового электронного документооборота в Москве. Мы предлагаем индивидуальный подход к каждому клиенту, учитывая особенности его бизнеса и потребности в автоматизации. Наша команда опытных специалистов поможет вам выбрать оптимальное программное решение, внедрить его без потери данных и с минимальными прерываниями в работе компании. Мы также обеспечим надежное сопровождение и скорый реагирование на возникающие вопросы и проблемы.

С нами вы:

  • уменьшите финансовые расходы на отдел кадров за счёт автоматизации документооборота;
  • сможете работать с документами, находясь за рабочим столом;
  • получите возможность обмена информацией с сотрудниками удалённо;
  • сможете подписывать документы, находясь в любой точке мира;
  • упростите трудоустройство.

Наши преимущества:

  • качественное и быстрое выполнение работ за выгодную стоимость;
  • индивидуальный подход;
  • команда высококвалифицированных специалистов;
  • постоянный мониторинг изменений законодательства;
  • мы в финансовом ответе за результаты работ (этот пункт прописываем в договоре).

Внедрение и сопровождение кадрового электронного документооборота – это важный шаг к повышению эффективности вашего бизнеса. Обратитесь к нам, и мы поможем реализовать этот шаг профессионально и надежно.

Оставьте заявку на консультацию

Подберем специалиста для вас

    Заполняя форму, я соглашаюсь с условиями передачи информации и политикой обработки персональных данных